수출대금 입금 지연, 바이어에게 재촉하기 전 확인할 5가지

계약서에는 선적 후 30일, 인보이스에는 발행 후 30일이라고 적혀 있다면 양쪽이 생각하는 만기일이 다를 수 있다. 먼저 계약서·발주서·인보이스에 적힌 지급 조건을 나란히 놓는다. 선적일, 검수일, 청구서 발행일 가운데 어떤 날이 출발점인지 확인하고 실제 날짜로 바꿔 적는 것이 좋다.

예를 들어 ‘검수 완료 후 30일’이라는 약정이라면 검수 완료를 누가, 어떤 문서로 확인했는지가 중요하다. 청구서를 발송했다는 사실만으로 지급기한이 시작됐다고 단정하지 말고, 상대방과 같은 결제일을 보고 있는지 확인한다. 결제조건에 따라 수출자의 대금 미회수 위험이 달라진다는 점은 미국 국제무역청의 무역금융 가이드도 설명한다. [1]

바이어에게 송금일, 통화, 금액, 송금은행과 거래 참조번호가 표시된 확인 자료를 요청한다. 화면에 예약·접수라고 표시된 자료라면 실제 실행 여부도 확인해야 한다. 은행 조회에 필요한 자료는 거래 은행과 송금 방식에 따라 달라질 수 있다.

조회 요청에는 인보이스 번호를 함께 넣는다. ‘지난번 납품한 돈’보다 ‘INV-EX-001 잔금 USD 10,000’처럼 거래가 특정되는 표현이 양쪽 담당자의 확인 시간을 줄인다. 개인정보나 전체 거래내역이 포함된 화면 대신 해당 송금의 확인 자료를 요청하는 편이 적절하다.

Swift는 은행 사이에 지급 관련 메시지를 전달하는 네트워크다. Swift 공식 설명은 은행 간 전달 시간과 최종 수취인 계좌에 반영되는 시간을 구분한다. 중개기관, 현지 처리, 확인 절차에 따라 최종 입금 시점이 달라질 수 있다. 따라서 모든 해외송금이 일률적으로 며칠 걸린다고 판단하기보다 거래 은행에 현재 단계를 문의해야 한다. [2]

회사 영문명, 계좌번호, 은행 식별정보, 통화를 마지막으로 발송한 인보이스와 비교한다. 예전에 쓰던 계좌 안내가 바이어 시스템에 남아 있을 수도 있다. 수정본을 보냈다면 버전과 전달 시점을 확인하고 상대 회계팀이 반영했는지 묻는다.

이메일로 계좌 변경을 요청받은 경우에는 기존에 알고 있던 연락처 등 별도 경로로 사실을 확인한다. 지급 지연을 해결하려다가 확인되지 않은 새 계좌로 다시 송금하도록 안내하는 일이 없어야 한다.

편집팀은 거래별로 인보이스 번호, 약정일, 청구금액, 입금금액, 남은 금액, 확인 담당자, 다음 연락일을 함께 기록할 것을 권한다. 상태도 ‘미입금’ 하나보다 ‘실행 확인 중·은행 조회 중·자료 보완 중·분할 입금’으로 나누면 담당자가 바뀌어도 이어서 처리하기 쉽다.

금액이 부족하다면 먼저 송금 수수료와 바이어의 분할 지급 여부를 확인한다. 결제일이 지났는데 송금 실행 자료도 없다면 지급 일정과 지연 사유를 서면으로 요청한다. 입금 확인 업무와 채무 불이행에 대한 대응은 구분해서 진행한다.